Conseils pour une communication interne efficace

Toute organisation a des besoins spécifiques en matière de communication, que ce soit pour la création ou le partage de contenu. Pourquoi la communication interne doit être gérée différemment et comment elle peut contribuer au succès de l’entreprise ? On en parle ici.

Les bonnes pratiques de la communication interne

• Établir une vision et une stratégie de communication claires

La première étape consiste à définir une vision claire et une stratégie cohérente. Cela implique de déterminer les objectifs de la communication, les canaux à utiliser, les audiences cibles et les indicateurs de succès.

IBM est réputé pour sa stratégie de communication interne axée sur la transparence et l'engagement des employés, ce qui lui permet de maintenir une culture d'entreprise forte malgré sa taille mondiale.

• Utiliser des outils et des plates-formes technologiques appropriés

Les grandes organisations peuvent bénéficier de l'utilisation d'outils et de plates-formes technologiques qui facilitent la communication et la collaboration entre les employés. Cela peut inclure des intranets d'entreprise, des plateformes de messagerie instantanée, des réseaux sociaux d'entreprise et des logiciels de gestion de projet.

Google utilise son intranet interne, appelé "Moma", pour permettre aux employés du monde entier de partager des informations, de collaborer sur des projets et de rester connectés. Les réunions "TGIF" (Thanks God it's friday) sont également un moment d'échange direct avec les dirigeants.

• Encourager la transparence et l'échange d'informations

Une communication interne efficace repose sur la transparence et l'ouverture. Les employés doivent se sentir libres de partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs suggestions sans craindre de représailles. Des réunions régulières, des sessions de questions-réponses avec la direction et des canaux de retours ouverts peuvent encourager cette culture de transparence. Zappos organise des réunions mensuelles "All hands" où les employés peuvent poser des questions à la direction sur n'importe quel sujet, favorisant ainsi la communication ouverte et honnête. (+ d'info)

• Reconnaître et récompenser les contributions des employés

Les grandes organisations peuvent mettre en place des programmes de reconnaissance formels et informels pour célébrer les réussites individuelles et collectives.

Microsoft a mis en place un programme appelé "You Inspire" où les employés peuvent nominer leurs collègues pour leur contribution exceptionnelle, ce qui renforce le sentiment d'appartenance et de valorisation.

Quels canaux pour la communication interne ?

• Email

la messagerie reste l'un des canaux de communication les plus répandus. Elle permet d'envoyer des messages formels, des rapports, des annonces et des mises à jour à l'ensemble du personnel. Cependant, l'utilisation excessive de l'email peut parfois entraîner une surcharge d'information et rendre la communication moins efficace.

• Intranet

Cet outil permet de partager des documents, des procédures, des politiques internes et d'autres informations importantes au sein de l'entreprise. Il peut également servir de plateforme collaborative pour favoriser le travail d'équipe et la diffusion d'informations entre les différents services.

• Réunions

En direct ou en virtuel, elles permettent aux collaborateurs de se réunir pour discuter de projets, prendre des décisions, partager des idées et résoudre des problèmes. Les réunions offrent également l'opportunité de renforcer la cohésion d'équipe et de favoriser l'engagement des employés.

• Messagerie instantanée

Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp sont de plus en plus utilisées en entreprise. Ces applis permettent des échanges rapides, la création de groupes de discussion thématiques et la gestion de projets en temps réel.

• Tableaux d'affichage physiques ou numériques

Les tableaux d'affichage sont un moyen traditionnel mais toujours efficace de diffuser des informations au sein de l'entreprise. D'autant que tous les collaborateurs n'ont pas nécessairement un ordinateur. Ils peuvent être physiques, placés dans des zones communes, ou numériques, diffusant des annonces et des mises à jour sur des écrans dans les espaces de travail.

• Newsletters internes

Les newsletters permettent de regrouper les actualités, les réussites, les événements à venir et d'autres informations pertinentes pour les employés. Elles peuvent être distribuées régulièrement par email ou publiées sur l'intranet de l'entreprise.

• Réseaux sociaux d'entreprise

Certains entreprises utilisent des plateformes de réseaux sociaux internes comme Yammer pour encourager la collaboration, le partage de connaissances et la création de communautés au sein de l'organisation. Ces plateformes offrent un espace pour partager du contenu, poser des questions et interagir avec ses collègues.

Les erreurs à éviter

• Manque de transparence

L'une des erreurs les plus courantes est le manque de transparence. Lorsque les employés ne se sentent pas informés ou impliqués dans les décisions et les activités de l'entreprise, cela peut entraîner un sentiment de méfiance et de frustration. Pour éviter cette erreur, il est essentiel d'adopter une approche transparente en partageant régulièrement des informations sur les objectifs, les défis et les succès de l'entreprise. Cela peut se faire à travers des réunions régulières, des mises à jour par e-mail ou des outils de communication en ligne.

• Communication unidirectionnelle

Une autre erreur est de considérer la communication comme un processus unidirectionnel, où la direction transmet des informations aux employés sans encourager le retour d'information. Pour une communication interne efficace, il est important de créer un environnement où les employés se sentent à l'aise pour partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs suggestions. Cela peut se faire en organisant des sessions de remue-méninges, en mettant en place des boîtes à idées ou en encourageant les employés à poser des questions lors de réunions.

• Ignorer les canaux de communication modernes

Avec l'avènement des technologies numériques, il est essentiel pour les entreprises d'explorer et d'exploiter les canaux de communication modernes tels que les plateformes de messagerie instantanée, les réseaux sociaux d'entreprise et les outils de visioconférence. Ignorer ces canaux peut entraîner une perte d'efficacité et de productivité. Il est donc important de s'adapter aux préférences de communication des employés et d'explorer les outils qui peuvent faciliter une communication rapide et efficace.

• Manque de clarté dans les objectifs et les attentes

Une communication interne efficace repose sur la clarté des objectifs et des attentes. Lorsque les employés ne comprennent pas clairement ce qui est attendu d'eux ou comment leurs efforts contribuent aux objectifs globaux de l'entreprise, cela peut entraîner une confusion et un manque d'engagement. Il est donc essentiel que la direction communique de manière claire et concise les objectifs, les attentes et les indicateurs de performance clés pour que les employés puissent aligner leurs efforts en conséquence.

• Négliger la culture d'entreprise

La communication interne ne concerne pas seulement la transmission d'informations, mais aussi la promotion d'une culture d'entreprise forte. Négliger cet aspect peut entraîner un manque de cohésion et un sentiment de désengagement parmi les employés. Il est donc important d'intégrer les valeurs, la vision et la mission de l'entreprise dans la communication interne, et de reconnaître et célébrer les réalisations des employés qui incarnent ces valeurs.

On fait quoi, alors ?

Pour répondre à ces défis, une plateforme comme Sociabble peut faire la différence.

Adaptation personnalisée

Sociabble propose un hub de contenu permettant d’adapter les échanges d’informations à la convenance de chaque membre de l’équipe. Ainsi, les salariés reçoivent des communications pertinentes sans être submergés.

Coordination facilitée

La plateforme permet de coordonner la communication entre différents lieux d’activités, départements et rôles. Elle favorise la cohésion d’équipe en simplifiant la diffusion d’informations.

Quelle entreprise célèbre vous inspire en matière de communication interne ? Partagez vos avis dans les commentaires !