Comment organiser un évènement interne pour les collaborateurs

Vous voulez organiser un évènement interne pour vos collaborateurs ? Vous cherchez à créer un moment de partage, de cohésion et de motivation pour votre équipe ? Je vous propose 9 étapes clés pour organiser un évènement interne réussi. Prêt à devenir un pro de l'organisation d'évènements ? C'est parti !

Étape 1 : Définir l'objectif de l'évènement interne

La première étape pour organiser un évènement interne réussi est de définir clairement son objectif. Une fois celui-ci clairement établi, il sera plus facile de prendre des décisions concernant le format, le lieu, et les activités de l'évènement. Vous souhaitez :

• Renforcer la cohésion d'équipe : Organisez un team building pour renforcer les liens entre vos collaborateurs.

• Célébrer une réussite : Célébrez le lancement d'un nouveau produit, l'atteinte d'un objectif ou l'anniversaire de l'entreprise.

• Transmettre des informations : Organisez une réunion d'information ou une formation pour transmettre des connaissances à vos collaborateurs.

Étape 2 : Choisir le format et le lieu

Le choix du format et du lieu de l'évènement dépendra en grande partie de l'objectif que vous avez défini. Si vous souhaitez renforcer la cohésion d'équipe, vous pourriez opter pour un évènement en plein air avec des activités de team building. Pour célébrer un succès particulier, vous pourriez organiser un dîner élégant dans un lieu prestigieux. Quel que soit le format choisi, assurez-vous que le lieu soit facilement accessible pour tous les collaborateurs, qu'il puisse accueillir confortablement le nombre prévu de participants et qu'il soit adapté aux animations que vous souhaitez mettre en place.

Étape 3 : Élaborer un budget

La préparation de votre évènement nécessite la mise en place d'un budget détaillé. Prenez en compte tous les coûts potentiels tels que la location du lieu, la restauration, les activités, la décoration, et tout autre élément nécessaire à la réalisation de l'évènement. Il est important de prévoir une marge pour les imprévus afin d'éviter les dépassements budgétaires.

Étape 4 : Constituer une équipe organisatrice

Le projet ne doit pas reposer sur une seule personne. Constituez une équipe organisatrice composée de membres de différents services de l'entreprise. Chaque membre de l'équipe devra être chargé d'une tâche spécifique, telle que la logistique, la communication, la gestion des fournisseurs, ou encore l'animation.

Étape 5 : Planifier le déroulement de l'évènement

Une fois que l'objectif, le format, le lieu, et le budget sont définis, il est temps de planifier le déroulement de l'évènement. Établissez un programme détaillé incluant les horaires, les activités prévues, les discours éventuels, et tout autre élément important. Assurez-vous également d'inclure des moments de convivialité et de détente pour favoriser les échanges informels entre les collaborateurs.

Étape 6 : Communiquer autour de l'évènement

La communication interne est essentielle pour assurer le succès de l'évènement. Utilisez tous les canaux de communication disponibles dans votre entreprise pour informer les collaborateurs de la tenue de l'évènement, de son objectif, de son programme, et de toutes les informations pratiques nécessaires. Créez un visuel attractif. N'hésitez pas à créer un buzz autour de l'évènement en publiant des teasers, des interviews des organisateurs, ou en lançant des défis ludiques liés à l'évènement.

► Conseils pour une communication interne efficace

Étape 7 : Gérer les inscriptions

Si votre évènement nécessite une inscription préalable, mettez en place un système simple et efficace pour gérer les inscriptions. Vous pouvez par exemple créer un formulaire en ligne ou utiliser un outil de gestion d'évènements pour faciliter le processus d'inscription et avoir une vision claire du nombre de participants. Attention, il y a toujours des retardataires ou des étourdis qui oublient de s'inscrire.

Étape 8 : Assurer le suivi logistique

À mesure que la date de l'évènement approche, assurez-vous que tous les aspects logistiques sont pris en charge. Vérifiez la disponibilité du lieu, confirmez les réservations des prestataires (traiteur, animateurs, etc.), et assurez-vous que tout le matériel nécessaire est bien prévu. N'oubliez pas non plus de prévoir des solutions de secours en cas d'imprévus.

Étape 9 : Évaluer l'évènement

Une fois l'évènement terminé, prenez le temps d'évaluer sa réussite. Collectez les retours des participants à travers des questionnaires ou des entretiens individuels. Analysez les points forts et les points faibles de l'évènement afin d'identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les prochains évènements.

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Et si vous faisiez appel à une agence pour organiser votre événement ? Elles disposent des compétences et de l'expertise nécessaires pour gérer tous les aspects de votre événement, qu'il s'agisse de la planification, de la logistique, de la coordination des prestataires ou de la gestion du budget, sans compter de très bonnes idées. Leur réseau de fournisseurs et de partenaires leur permet également de négocier des tarifs avantageux et d'offrir des solutions sur mesure pour répondre à vos besoins spécifiques. En faisant appel à une agence, vous vous libérez du stress lié à l'organisation de l'événement et vous pouvez vous concentrer sur d'autres aspects de votre travail tout en ayant l'assurance que votre événement sera une réussite.